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  • 歸檔流程

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    一、預立卷

    1)各立卷部門根據本部門歷年文件材料形成規律,參照歸檔范圍,預先編制文件材料預立卷類目。

    2)各立卷部門的文書處理人員或兼職檔案員,及時將平時辦理完畢的文件,根據預立卷類目名稱,分類存放。在OA系統上處理流轉應歸檔的電子文件,應及時轉換成紙質文件,并按預立卷類目分類存放。

    二、 整理組卷(立卷)

    1)在平時材料積累基礎上,按照歸檔范圍,檢查每組文件是否齊全、完整。(參見《東華大學檔案歸檔范圍》)

    2)將文件按年度或問題進行立卷分類。

    分年度:將文件按其形成或針對的年度分開。

    分問題:將文件按其內容所反應的問題分開, 以問題為主進行立卷組合。

    (3)將卷內文件材料按重要程度或時間順序排列。

    4)拆除卷內文件中的金屬物,修補破損文件材料。

    5)草擬案卷標題。

    (注:兼職檔案員在完成上述步驟后,通知檔案館業務指導人員對文件的齊全完整程度、卷內文件的排列順序、案卷標題擬寫是否確切等進行檢查,符合要求后再進行以下步驟,以免不必要的返工。)

    (6)編頁號。

    7)輸入、打印卷內文件目錄。

    8)打印、填寫卷內備考表。

    立卷人:兼職檔案員簽名。

    檢查人:立卷部門的負責人對本部門形成的檔案進行檢查并簽名。

    立卷時間:填寫立卷的時間:年、月、日。

    (9)打印案卷封面。

    (10)裝訂。

    三、 歸檔驗收

    1)歸檔驗收:檔案館根據有關標準進行驗收,凡不符合要求者,檔案館不予接收,并限期改正。

    2)移交手續:移交檔案時,必須認真履行手續,填寫移交清冊,寫明案卷標題,卷內文件頁數,案卷數量,移交時間。交接雙方要簽名或蓋章,一式二份,各執一份備查。





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