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      歸檔范圍

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      為了進一步明確學校檔案收集范圍,加強學校檔案資源建設,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市檔案條例》、《全國檔案館設置原則和布局方案》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《高等學校檔案管理辦法》、《檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》等檔案工作有關法律法規和規定,制訂本細則。

      第一條校檔案館依法依規收集學校所有院(部)、機關部處、業務部門及直屬單位(以下統稱“各歸檔或移交部門“)從事教學、科研、黨政管理、基本建設以及其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。各歸檔或移交部門應將列入收集范圍的檔案依法依規向校檔案館歸檔或移交。

      第二條校檔案館收集的檔案門類包括黨群類、行政類、教學類、科學技術研究類、外事類、基本建設類、儀器設備類、出版類、財會類、重大活動類、聲像載體類、人物類、歷史類檔案及實物等。聲像載體類檔案包括照片、錄音(像)帶、幻燈片、磁盤、縮微膠片、光盤、硬盤等不同載體、形式的材料。上述檔案包括紙質檔案和與之相對應的電子檔案。

      第三條學校黨委、工會、團委、婦委、民主黨派等組織形成的各種會議檔案;各黨群部門的工作計劃、總結;上級機關與學校關于黨群工作的檔案列入校檔案館檔案收集范圍。

      第四條學校行政工作各種會議形成的檔案;上級機關與學校關于人事管理和行政管理的檔案列入校檔案館檔案收集范圍。

      第五條  學校組織或承辦的下列重大活動、重大事件和重要會議中形成的檔案(含聲像載體類檔案)列入校檔案館檔案收集范圍。

      1.黨和國家領導人在校視察、考察、指導工作等;

      2.市委、市人大、市政府、市政協領導人在校視察工作、開展調研、檢查工作等;

      3.中央和國務院各部委負責人,兄弟省、市、自治區領導人來校參觀訪問,指導考察工作等;

      4.外國(籍)政要、著名人士來校參觀、訪問、演講、講學等;

      5.校領導出席的重要公務活動(包括外事出訪活動);

      6.本校師生參加并獲獎的國內外重大競賽活動;

      7.本校舉辦的重大慶典和重要紀念活動等;

      8.本校主辦或承辦的重要的全國性、國際性會議等;

      9.其他重大活動、重大事件和重要會議等。

      第六條反映學校教學管理、教學實踐和教學研究等活動的檔案,特別是與學生權益相關的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第七條反映學??蒲泄芾砘顒拥臋n案,國家級、地方級縱向科研項目以及獲上海市級及市級以上獎勵的科研項目,其立項準備階段、研究實驗階段、總結鑒定(驗收)階段、成果申報階段、應用轉化階段等過程中形成的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第八條反映學?;窘ㄔO管理、資產管理過程中形成的檔案,新建工程項目和改、擴建及大修項目中有結構變動的工程項目檔案,以及學校資產管理過程中形成的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第九條學校在設備管理過程中形成的檔案列入校檔案館檔案收集范圍。儀器設備等固定資產采購金額達到學校規定招投標范圍的,大額固定資產處置(報廢、報損、置換等)等過程中形成的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十條學校自行編輯出版的學報、校報、其他學術刊物及學校出版社出版活動中形成的樣書、樣書審稿單等檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十一條  學校與國外學校、團體或個人在學術研究、科技合作、人才交流、國際會議、友好往來等活動中形成的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十二條學校各級財會部門在財務管理和會計活動管理中形成的綜合類檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十三條凡反映學校教學、科研、外事等活動和歷史發展過程中形成的具有保存價值的照片(包括數碼照片)、底片、錄音(像)帶、幻燈片、磁盤、縮微片、光盤、硬盤等不同載體的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十四條在學校(包括其前身)工作或學習過的著名校友在校職務活動中或社會活動中形成的檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十五條學校及師生在工作或對外交流活動中形成的具有保存價值、紀念意義、收藏價值的實物,如榮譽證書、獎狀、獎章、獎杯、禮品、錦旗、印信、名人字畫及教學科研設備設施等,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十六條學校前身和建校初期形成的內容涉及學校訓導、人事、行政、總務、教務、教職工生活調查表、學籍卡、成績冊等檔案,列入校檔案館檔案收集范圍。

      第十七條保存在國(境)內外的各級各類檔案館、圖書館、博物館和紀念館等機構或個人手中有關我校的珍貴檔案資料,校檔案館可通過接受捐贈、購買、交換、代管、資源共享等方式開展收集工作。

      第十八條整體并入學校的單位,其并入前檔案按照國家和本市有關規定,確定歸屬和流向。

      第十九條列入校檔案館接收范圍的檔案,按照下列要求向校檔案館歸檔或移交:

      1.管理性檔案應在形成次年6月底以前向校檔案館歸檔。

      2.各院(部)負責歸檔的碩士學位論文評審材料在答辯通過、研究生部授予名單公布后3個月內,向校檔案館歸檔;研究生部負責歸檔的博士學位論文評審材料在授予學位名單公示期滿后1個月內,向校檔案館歸檔。

      3.科研項目檔案在項目結題、驗收或鑒定后2個月內向校檔案館歸檔。

      4.基建項目檔案在竣工驗收后3個月內向校檔案館歸檔。

      5.財務會計綜合管理類檔案在次年6月底前向校檔案館移交;會計活動中形成的會計報表、帳薄、憑證、工資清冊等檔案實行二級管理,并在次年6月底前向校檔案館移交案卷目錄。

      6.學校重大活動、重大事件、重要會議形成的檔案應在活動結束之日起2個月內向校檔案館歸檔。

      7.列入校檔案館接收范圍的部門如撤銷,其檔案應在撤銷后6個月內向校檔案館歸檔;如合并,合并前的檔案應在合并后6個月內向校檔案館歸檔。

      8.專業性較強或者需要保密的檔案,經校有關部門同意后,可延長向校檔案館歸檔期限。

      第二十條列入校檔案館接收范圍的單位,應按國家、上海市及《東華大學檔案管理辦法》和《東華大學文件材料歸檔范圍和保管期限表》有關接收檔案的要求,對擬歸檔或移交檔案進行保管期限(永久、長期、短期)的鑒定、密級的確定和整理加工,編制必要的檢索工具,并依法對有關歸檔或移交檔案中不宜提供利用的部分提出限制利用意見。歸檔或移交的檔案須經校檔案館檢查并符合接收要求后方能歸檔或移交。

      第二十一條校檔案館應根據實際情況,對東華大學檔案館接收檔案單位及檔案主要門類進行調整、發布和實施,并依照本細則開展檔案收集工作。








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